PRISM Archive – LinkThat

KI im Posteingang: Wie MEDEWO den E-Mail-Vertrieb neu organisiert

David Babic — Tue, 20 Jan 2026 11:51:26 +0000

E-Mails gehören im B2B-Vertrieb nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationskanälen – gleichzeitig sind sie einer der größten Effizienzbremsen. Die MEDEWO Gruppe stand genau vor dieser Herausforderung: Tausende eingehende Nachrichten pro Monat, manuelle Sortierung, hoher Zeitaufwand. Gemeinsam mit LinkThat wurde dieser Prozess grundlegend neu gedacht.

Mit der KI-Lösung PRISM automatisiert MEDEWO heute den gesamten E-Mail-Eingang und sorgt dafür, dass jede Anfrage ohne Umwege bei der richtigen Stelle landet.

Wenn E-Mail-Volumen zum Engpass wird

Als führender B2B-Versandhändler für Transport-, Lebensmittel- und nachhaltige Verpackungen betreibt die MEDEWO Gruppe mehrere Marken – darunter MEDEWO, RAUSCH und packVerde – in der gesamten DACH-Region. Allein im Vertrieb gehen monatlich rund 10.000 E-Mails ein.

Vor der Einführung von KI bedeutete das: Sichtung, Weiterleitung und Zuordnung per Hand. Ein Prozess, der nicht nur zeitintensiv war, sondern auch anfällig für Verzögerungen und Fehler.

Automatisiertes E-Mail-Routing mit KI

Mit LinkThat PRISM wird jede eingehende Nachricht automatisiert analysiert – vom Absender über den Betreff bis hin zu Inhalten in Anhängen wie PDFs oder Bildern. Auf Basis von Schlüsselbegriffen, Kontext und Struktur erkennt das System, worum es in der E-Mail geht, und ordnet sie automatisch einer passenden Kategorie zu, etwa:

Reklamation
Kundenservice
Bestellung

Im nächsten Schritt erfolgt die direkte Weiterleitung an das zuständige Team oder die richtige Fachperson – ohne manuelle Zwischenschritte.

Dynamisch, flexibel, alltagstauglich

Ein entscheidender Vorteil der Lösung: Sie passt sich laufend an. Änderungen in der Teamstruktur, Urlaube oder Krankenstände werden in Echtzeit berücksichtigt. So bleiben Reaktionszeiten stabil und Servicelevels konstant hoch – auch bei wechselnden Rahmenbedingungen.

Aus Sicht von MEDEWO ein klarer Gewinn: kürzere Bearbeitungszeiten, spürbare Entlastung der Mitarbeitenden und geringere Prozesskosten.

KI, die mitwächst

„Unser Anspruch war es, E-Mail-Verkehr nicht nur zu automatisieren, sondern intelligent zu gestalten“, erklärt Manfred Pigl, KI-Experte bei LinkThat. „PRISM erkennt Inhalte präzise, reagiert flexibel auf Veränderungen und lässt sich schnell auf weitere Länder und Marken ausrollen.“

Genau das zeigte sich im Projektverlauf: Nach dem erfolgreichen Start in der Schweiz wurde die Lösung innerhalb kurzer Zeit auch an mehreren Standorten in Österreich und Deutschland implementiert.

Fazit: Effizienzsteigerung mit messbarem Effekt

Das Beispiel MEDEWO zeigt, wie sich KI-basierte Automatisierung pragmatisch in bestehende Prozesse integrieren lässt – mit klaren Vorteilen im Tagesgeschäft. Statt E-Mails manuell zu verwalten, übernimmt heute die KI die Sortierung. Die Teams können sich auf das konzentrieren, was zählt: Kundenbeziehungen und Wertschöpfung.

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KI statt Chaos: Smarte E-Mail-Automatisierung für optimierten Kundenservice

Bettina Zambo — Thu, 03 Apr 2025 14:50:28 +0000

Chaos im Posteingang? Kundenbeschwerden, Bestellungen, Support-Anfragen: in einem Unternehmen gehen täglich Hunderte E-Mails ein. Ohne ein intelligentes System kann man dabei aber schnell die Übersicht verlieren. Anfragen landen in der falschen Abteilung, werden doppelt bearbeitet oder bleiben zu lange unbeantwortet. Das kostet Zeit und Nerven – sowohl dem Kunden als auch dem Mitarbeiter.

Mit einer KI-gestützten E-Mail-Automatisierung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Damit werden Nachrichten sowie Attachments automatisch analysiert, kategorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet.

Von Chaos zu Klarheit: E-Mail-Routing mit KI
Smarte Attachment-Analyse: Warum der Inhalt oft wichtiger ist als der Betreff
PRISM: Mehr als E-Mail Automatisierung
Ist dein E-Mail-Routing zukunftssicher?

Von Chaos zu Klarheit: E-Mail-Routing mit KI

Herkömmliche Weiterleitungssysteme basieren oft auf sehr einfachen und starren Regeln. Doch was passiert, wenn eine Anfrage nicht eindeutig zuordenbar ist oder verschiedene Anliegen enthält? Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel:

Automatische Klassifikation: KI erkennt anhand von Schlüsselwörtern, Mustern sowie Regeln, um welche Art von E-Mail es sich handelt (z. B. Support-Anfrage, Bestellung, Reklamation) und ordnet sie automatisch richtig zu.

Priorisierung: Wichtige E-Mails werden bevorzugt behandelt, während weniger dringende Anfragen entsprechend gereiht werden. Je nach Inhalt wird eine E-Mail automatisch als dringlich markiert.

Optimierte Weiterleitung: Antworten können automatisch an den ursprünglichen Bearbeiter weitergeleitet werden, selbst wenn die E-Mail mehrfach innerhalb des Unternehmens umläuft.

Smarte Attachment-Analyse:
Warum der Inhalt oft wichtiger ist als der Betreff

Nicht jede E-Mail verrät sofort im Betreff, worum es geht – oft stecken die wichtigsten Informationen in den Anhängen. Mithilfe einer KI-Attachment-Analyse werden diese vorab durchsucht und entsprechend zugeordnet. Das beinhaltet:

Dokumententypen automatisch erkennen (z. B. Rechnungen, Verträge, Formulare) und an die richtige Abteilung weiterleiten.

Daten aus Anhängen extrahieren – beispielsweise Kundennummern oder Rechnungsbeträge direkt auslesen und verarbeiten.

Bilder auswerten, um Inhalte wie Logos, Unterschriften oder Schadensfälle in Versicherungen zu erfassen.

PRISM: Mehr als E-Mail-Automatisierung

LinkThat PRISM ist unser intelligentes E-Mail-Routing. Neben den oben genannten Features zur Klassifikation, Weiterleitung und Attachment-Analyse bietet PRISM noch viele weitere intelligente Features:

E-Mail-Kopien: Automatische Kopien an relevante Abteilungen, wenn mehrere Teams informiert werden müssen.

Doubletten-Erkennung: Wiederholte Anfragen desselben Absenders werden erkannt und entsprechend behandelt.

Automatische Antworten: PRISM kann Absender direkt über den Bearbeitungsstatus informieren, um unnötige Nachfragen zu reduzieren.

Service-Level-Überwachung: Messung von Bearbeitungszeiten für eine bessere Effizienz und Qualität.

Autarke Verarbeitung: Automatische Bearbeitung von Standardanfragen, um damit Mitarbeiter zu entlasten.

Compliance: PRISM erfüllt alle gängigen Compliance-Vorgaben wie die DSGVO sowie den EU AI ACT.

Highlight: Automatische Beschlagwortung

Für besonders effiziente Geschäftsprozesse hat LinkThat die automatische Beschlagwortung in den Fokus gerückt. Historische Inhalte werden ganz automatisch beurteilt und eingestuft, ohne manuellen Aufwand. Für E-Mails, Post, Chats und sogar Anrufe.
Dadurch ist die schnelle und einfache Suche nach bestimmen Themen möglich. Du profitierst von einer präzisen themenbezogenen Auswertung und von einer sinnvollen Archivierung über alle Kanäle.

Ist dein E-Mail-Routing zukunftssicher?

Wie effizient läuft dein aktuelles E-Mail-Routing? Beantworte die folgenden Fragen:

Wie viele E-Mails müssen derzeit manuell weitergeleitet werden?
Gibt es Verzögerungen oder doppelte Bearbeitungen von Anfragen?
Hast du eine klare Priorisierung nach Dringlichkeit?
Wie oft landen E-Mails in der falschen Abteilung oder bleiben unbearbeitet?
Nutzt du bereits Automatisierung oder KI zur Unterstützung?

Falls du bei einer dieser Fragen ins Nachdenken gekommen bist, könnte PRISM die perfekte Lösung für dein Unternehmen sein. Kontaktiere uns und erfahre wie PRISM dich und deine Teams optimal unterstützt.

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Customer Journey – Vertrauen im Kundenservice von Versicherungen

Bettina Zambo — Thu, 03 Oct 2024 08:53:59 +0000

Vertrauen und Sicherheit sind die Grundpfeiler jeder Versicherung. Kunden erwarten nicht nur kompetente Beratung, sondern auch schnelle und zuverlässige Unterstützung, besonders in Krisensituationen. Im fünften Teil unserer Reihe “Customer Journey 2024 – Evolution der Kundenreise” widmen wir uns einem konkreten Beispiel aus dem Kundenservice von Versicherungen. Wir zeigen, wie man mit den richtigen Tools die beste Customer Experience bietet.

Von Versicherungen wird erwartet, dass sie da sind, wenn man sie braucht. Deswegen sind schnelle Kommunikation, gute Beratung und effiziente Lösungen unerlässlich, um für Vertrauen zu sorgen. Wir sehen uns in diesem Use Case anhand eines Schadenfalls an, wie Versicherungsunternehmen mit dem Einsatz von KI-gestützten Contact Center-Lösungen ihre Servicequalität verbessern und damit gleichzeitig Mitarbeiter entlasten können.

Die wichtigsten Tools für den Kundenservice von Versicherungen

Omni-Channel-Support

Die richtige Omni-Channel-Lösung ermöglicht, dass alle Kundenanfragen – egal über welchen Kanal – effizient und lückenlos bearbeitet werden. Damit bewahrt man den Überblick und Anfragen werden nahtlos bearbeitet, selbst in Spitzenzeiten.

KI-basierte Unterstützung

Chatbots und KI-gestützte Systeme können Routineanfragen schnell lösen oder personalisierte Empfehlungen bieten. Damit sparen Versicherungsunternehmen wertvolle personelle Ressourcen, die für komplexe Beratungen notwendig sind.

Self-Service-Plattformen

Mit einer Self-Service-Plattform sparen sich Versicherungen viel Zeit. Kunden können selbst auf alle Verträge zugreifen, Schadensmeldungen einreichen und ihre Daten anpassen – rund um die Uhr. Das sorgt für eine deutliche Entlastung der Mitarbeiter und steigert die Zufriedenheit der Kunden.

Cybersecurity und Datenschutz

Die Sicherheit von Kundendaten hat oberste Priorität. Modernste Sicherheitsprotokolle schützen die Informationen und schaffen Vertrauen, das essenziell für eine langfristige Kundenbindung ist.

Innovativer Service in der Versicherungsbranche

In der Versicherungsbranche ist ein flexibles und leistungsfähiges Contact Center essenziell. In diesem Fallbeispiel sehen wir uns an, wie ein Unternehmen mit der Implementierung fortschrittlicher Lösungen von LinkThat eine Evolution der Kundenreise schafft.

Die Ausgangssituation

Frau Marchetti, Teamleiterin des Kundenservice einer Versicherung, erhält eine Wetterwarnung für schweren Hagel am nächsten Tag. Um auf das erwartete hohe Anfragevolumen vorbereitet zu sein, nutzt sie das Workforce Management Tool von LinkThat CORE. Sie verschafft sich einen Überblick der Mitarbeiterressourcen des nächsten Tages und verändert Schichten, um Personalengpässe zu verhindern. Zusätzlich informiert sie das gesamte Team, sodass alle Mitarbeiter optimal auf die bevorstehenden Schadensmeldungen vorbereitet sind.

Alles in einem - CUBE im Einsatz

Von Telefon, E-Mail, Chat bis zu Social Media – am nächsten Tag kommt es wie erwartet durch den Hagel zu zahlreichen Anfragen. Dank der nahtlosen Integration des LinkThat CUBE bleiben alle Kanäle übersichtlich in der CRM-Oberfläche vereint. Die CTI-Middleware bietet eine 360° Kundensicht und unterstützt die Mitarbeiter mit Kundenerkennung und Kontakthistorie. So sind alle Daten sofort griffbereit und es müssen keine manuellen Suchen durchgeführt werden.

Assistent ECCO im Ohr

Bei allen Anrufen ist außerdem LinkThat ECCO, die KI für Sprachkanäle, als hilfreicher Zuhörer aktiv. ECCO analysiert die Gespräche in Echtzeit und stellt den Mitarbeitern auf Basis von vordefinierten Keywords automatisch die passenden Dokumente, Links oder vorbefüllte Formulare bereit.

Frau Marchetti hat bereits am Vortag alle wichtigen Links und Shortcuts für die Keywords „Hagel“ und „Hagelschaden“ hinterlegt. Die Agents erhalten im Softphone sofort die passenden Informationen und Dokumente. Das beschleunigt den Kundenservice in dieser Krisensituation deutlich.

Damit spart ECCO den Agents und Kunden wertvolle Zeit.

Automatisch ans richtige Ziel:
PRISM E-Mail Routing & Bilderkennung

Viele Kunden schicken zusätzlich Bilder ihres Hagelschadens per E-Mail an die Versicherung. Hier kommt LinkThat PRISM ins Spiel:

Einerseits beurteilt das E-Mail Routing mit KI und Attachment-Analyse jede eingehende Nachricht automatisch – egal ob es sich dabei um Texte, Bilder oder andere Dateianhänge handelt. Anhand erkannter Schlüsselwörter, Muster und Regeln ordnet PRISM die E-Mails zu und bringt sie ans richtige Ziel. Das erleichtert die weitere Bearbeitung der zahlreichen Kundenanfragen.

Im nächsten Schritt kümmert sich PRISM um die Bilderkennung. Die KI ist speziell trainiert, um die Validität der Bilder zu prüfen. So werden die verifizierten Hagelbilder automatisch je nach Größe des Schadens in Kategorien eingeteilt und an die zuständige Abteilung der Versicherung weitergeleitet.

Analyse und Reporting

Durch den Einsatz der leistungsstarken Tools konnten alle Anfragen schnell beantwortet und zur weiteren Bearbeitung durch die Schadenersatzabteilung weiterbearbeitet werden. Der Tag verlief reibungslos, ohne Leerlauf oder Verzögerungen. Das steigert die Kundenzufriedenheit als auch die Effizienz des Teams.

Am Ende des Tages wertet Frau Marchetti mit dem Analyse- und Reporting Toolset von CORE die Performance des Teams aus. Hier werden alle wichtigen Insights und KPIs angezeigt, sodass sie Optimierungspotenziale entschlüsseln und künftige Einsatzplanungen verfeinern kann.

Mit der richtigen Unterstützung ist jede Situation im Kundenservice von Versicherungen problemlos zu bewältigen. Die Kombination aus KI-gestützten Tools, Omni-Channel-Support und Datenanalyse sorgt für effiziente Mitarbeiter und damit auch zufriedene Kunden.

In Krisensituationen kann die Versicherungsbranche durch personalisierten und schnellen Service Vertrauen schaffen und die Kundenbindung stärken.

Bist du bereit, deinen Kundenservice auf das nächste Level zu bringen? Lass uns gemeinsam die Zukunft deiner Branche gestalten.

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Neue Strategien für effizientere Verarbeitung des Schriftverkehrs

Bettina Zambo — Wed, 22 Nov 2023 16:47:30 +0000

Wir erweitern unsere automatisierte Dokumentenverarbeitung um zwei neue Funktionen. Diese Erweiterungen sind speziell darauf ausgerichtet, den Arbeitsalltag in Unternehmen mit einem hohen Aufkommen an Schriftverkehr zu vereinfachen.

PRISM bereitet seit über fünf Jahren alle Arten von Kundenanfragen für weitere Bearbeitungsschritte auf und bringt diese an das richtige Ziel. Die Lösung wird um zwei Funktionen bereichert, die die Effizienz in der Dokumentenverarbeitung weiter steigern: Die Erkennung von Wiederholungen und die inhaltliche Segmentierung.

Die Hauptaufgabe von LinkThat PRISM ist es, Inhalte aus Briefen, Scans, Formularen, E-Mails inklusive Anhängen, Fax und Schecks schneller zugänglich zu machen. Die Dokumente werden dazu analysiert, aufbereitet und den richtigen zuständigen Stellen zugeteilt. Die folgenden Features sorgen für eine effizientere Verarbeitung des Schriftverkehrs sparen noch mehr Zeit ein.

Feature 1: Erkennung von Dubletten

Mit der Dubletten-Erkennung können jetzt ähnliche und sich wiederholende Inhalte in allen Dokumenten automatisch identifiziert werden. PRISM bereitet diese Inhalte entsprechend auf, damit sie nur noch einmal die zuständige Bearbeitungsstelle erreichen. Das spart Arbeitsschritte ein und vermeidet redundante Beantwortungen, was zu einer deutlichen Zeitersparnis und Effizienzsteigerung führt.

Das Feature wurde in enger Zusammenarbeit mit einem Energieversorger entwickelt und kann dort inzwischen 15 % Bearbeitungsaufwand einsparen. Am Ende der Teststellung hat das System bereits 98,5 % aller doppelten Inhalte richtig erkannt. Im laufenden Betrieb wird die Quote sogar noch steigen.

Feature 2: Splitting von Dokument-Inhalten

Das automatische Verteilen der Inhalte von Dokumenten ist die zweite Neuerung. Diese Funktion macht es möglich, mehrere unterschiedliche Themen in einer Anfrage zu erkennen und an die entsprechenden Bearbeitungsstellen weiterzuleiten. Im Falle von E-Mails kann entweder der Originaltext mit Markierungen oder nur der jeweils relevante Teil an mehrere Empfänger verteilt werden. So ist eine schnellere und präzisere Bearbeitung von E-Mail-Anliegen möglich, denn beide Stellen kümmern sich sofort um die für sie relevanten Themen.

„Die Erweiterungen von PRISM unterstreichen unser Engagement für sinnvolle Innovationen, die den Arbeitsalltag erleichtern.“, erklärt Manfred Pigl, KI-Experte bei LinkThat. „Wir reagieren damit auf die aktuellen Herausforderungen unserer Kunden und helfen ihnen dabei, ihre Ressourcen besser zu nutzen“.

Ergänzung zu bestehenden KI-Funktionen in der Dokumentenverarbeitung von PRISM

LinkThat PRISM behält seine bewährten Funktionen bei: Die Erkennung und Klassifizierung von Inhalten in allen Dokumentenarten, die automatische Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sensibler Inhalte und das intelligente Routing von Dokumenten.

Auch die neuen Module wurden mit einem hybriden Ansatz gelöst, der Künstliche Intelligenz und Programmlogik verbindet. „Nur mit dieser Herangehensweise können wir so hohe Erfolgsraten erreichen”, so Florian Jung, Leiter der KI-Abteilung. „Unsere Kunden bekommen vertraglich zugesicherte Ergebnisse und können auf den Output von PRISM vertrauen. Das hochwertige Daten-Labeling durch unsere Mitarbeiterinnen stellt diese Qualität sicher“.

Effizientere Verarbeitung des Schriftverkehrs: Splitting und Dubletten-Erkennung für PRISM jetzt verfügbar

Interessierte Unternehmen können LinkThat PRISM samt neuer Funktionen ab sofort in einem Proof of Concept testen und so alle Vorteile direkt in ihrer Arbeitsumgebung ausprobieren.

Übrigens: Für Unternehmen, die ihre Serviceprozesse noch weiter vorantreiben möchten, bietet LinkThat SHIFT auch eine Lösung an, die eine teil- oder vollautomatische Beantwortung aller Kundenanfragen ermöglicht. Ob im Chat, per E-Mail oder sogar am Telefon: SHIFT reagiert auf Anliegen der Kunden mit fundiertem Wissen ganz automatisch.

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Automatisierter Schriftverkehr für schnellere Sozialdienstleistungen

Harald Kerschhofer — Wed, 07 Sep 2022 12:40:20 +0000

Wir haben unser Service Management-Tool Myrmex um neue Funktionen mit Künstlicher Intelligenz für den Schriftverkehr erweitert. Sie kommen heute bereits bei der Österreichischen Sozialversicherung zum Einsatz. Als erstes Projekt ging die teilautomatisierte Bestellung der e-card im Sommer an den Start. Versicherte profitieren davon doppelt: Sie erhalten beantragte Services schneller als zuvor, während gleichzeitig Kosten im Gesundheitssystem eingespart werden.

„Die Automatisierung der Arbeitsschritte hilft den Mitarbeitern, jede Bestellung so schnell wie möglich freizugeben“, so Ayse Özmen-Gülmez aus dem Entwicklungsteam. „Die ganze Vorarbeit, Daten über verschiedene Quellen zu verifizieren, erfolgt jetzt automatisch – nur wenige Sekunden nach dem Absenden des Online-Formulars. Mitarbeiter prüfen die Ergebnisse dann noch und bestätigen den Antrag“.

Im Schnitt werden so pro Bestellung fünf Minuten eingespart. Diese Zeit können Mitarbeiter:innen nun für komplexere Aufgaben nutzen. Die automatische Überprüfung bedeutet, dass Neuausstellungen nahezu in Echtzeit freigegeben werden können. Versicherte kommen viel schneller zu ihren neuen Karten.

Sicherheit dank vielschichtiger Prüfungen

Die Sicherheit und Integrität des Systems standen bei der Entwicklung an erster Stelle. Mehrere Schnittstellen werden angesteuert, um den Prozess so sicher wie möglich zu gestalten. Je nachdem, ob der/die Beantragende bereits einen verifizierten Login besitzt oder nicht, werden unterschiedliche Services zur Prüfung herangezogen.

„Was auf den ersten Blick nach einem heiklen Thema aussehen mag, war in Wahrheit der ideale Ausgangspunkt, um die neuen Automatisierungsmöglichkeiten zu realisieren. Denn das österreichische e-card-System ist digital in alle Richtungen geschützt und deckte alle nötigen Sicherheitsstandards bereits vor diesem Projekt ab“, so Peter Kugler.

„Die Software greift ausschließlich innerhalb des Sozialversicherungs-Netzes auf mehrere Prüfstellen zu, damit jede Bestellung verifiziert ist. Missbrauch ist damit auszuschließen“. Natürlich auch, weil Service-Mitarbeiter:innen nach wie vor jeden Antrag bestätigen.

Vollautomatisierte Prozesse im Privatsektor

Für ähnliche Projekte bei anderen Kunden bieten wir auch die Möglichkeit an, Prozesse komplett zu automatisieren. Damit entfällt die zusätzliche Prüfung am Ende – nachdem der Ablauf in einer Testphase immer erfolgreich verlaufen ist. Mit Voll- oder Teilautomatisierung mit Künstlicher Intelligenz reagiert man flexibel auf die aktuellen und zukünftigen Ansprüche von Kunden und Partnern. Das Beste daran: Alle involvierten Parteien profitieren davon.

Hier siehst du Myrmex in Aktion. Mehr Informationen findest du auf unserer Produktseite!

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Die richtige Adresse: Unser KI-basiertes Email-Routing

Harald Kerschhofer — Tue, 16 Nov 2021 08:58:00 +0000

Immer den Überblick behalten, selbst wenn der Posteingang überläuft? Das gelingt, wenn intelligentes Routing die Nachrichten ganz automatisch richtig beurteilt. Die Inhaltsanalyse mit künstlicher Intelligenz von LinkThat betrachtet Text, Bilder und Anhänge und fällt Entscheidungen anhand erkannter Schlüsselwörter. Auch bestehende Email-Systeme können sofort aufgerüstet werden.

Mit KI E-Mails klassifizieren: Im Praxiseinsatz mit nahezu 100 % Erfolgsquote

Neben klassischen Regeln, die u.a. Absender, Text und Markierungen berücksichtigen, nimmt die KI auch die Dateianhänge genau unter die Lupe: Sie klassifiziert und liest PDFs, Bilder und Dokumente selbstständig. Das System bestimmt die bestmögliche Weiterleitung der Email und ermöglicht eine optimale Bearbeitung.

Praktisch kommt das System bei einem großen österreichischen Energieanbieter bereits zum Einsatz. Seit Projektstart im zweiten Quartal 2021 wurden über 99,9 % aller eingegangenen E-Mails korrekt klassifiziert und weitergeleitet. Bei den Anhängen handelt es sich zum Großteil um Scans oder Fotos von Dokumenten. Die KI beurteilt selbst E-Mails ohne Betreff und ohne Inhalt – wie sie z.B. häufig Poststellen zur Weiterleitung gescannter Eingangspost nutzen – allein anhand der Anhänge richtig.

Upgrade ohne Umwege

Die Integration in bestehende Email-Systeme gestaltet sich sehr einfach: Sind die Posteingangsdaten eingegeben, beginnt die Beurteilung und Klassifizierung. Emails werden unverändert weitergeleitet. LinkThat hilft auch gerne beim Design der Routing-Regeln.

Fragen kannst du gerne an contact@linkthat.eu senden – und deine Email landet bestimmt an der richten Stelle!

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Wie Künstliche Intelligenz den Weg für Texterkennung ebnet

Harald Kerschhofer — Wed, 01 Sep 2021 13:50:00 +0000

Wie die Texterkennung mit KI funktioniert und was Künstliche Intelligenz in der Dokumenten- und Texterkennung alles möglich macht.

Um die Qualität unserer KI-gestützten Dokumenten- und Texterkennung zu überprüfen und laufend zu verbessern, haben wir große Testvektoren angelegt. Mit diesen lassen sich auch die einzelnen Schritte zur Vorbereitung von Dokumenten genau analysieren (hier erfährst du mehr darüber).

Einsendungen von der Smartphone-Kamera

Wenn Kunden darum gebeten werden, selbst Fotos von Dokumenten einzusenden, gibt es oft Überraschungen: Verzerrungen, geknicktes oder zerknülltes Papier, Unschärfe, Drehungen, usw.

Wir zeigen nachfolgend besonders abenteuerliche Aufnahmen, die wir natürlich selbst für Tests angefertigt haben. Dazu wurde eine öffentlich verfügbare Vertragsvorlage der BVAEB (Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter) ausgedruckt und besonders kreativ wieder mit dem Smartphone digitalisiert.

Aufbereitung mit künstlicher Intelligenz

Auf den Bildern siehst du links jeweils unsere Handyfotos, rechts das Resultat aus unserer Pipeline mit mehreren KI-Netzen, die das Bild bestmöglich korrigiert haben. Diese Version kann dann durch die eigentliche Texterkennung laufen – mit viel besseren Ergebnissen als von der Ursprungsaufnahme.

Unser Pre-Processing schafft es, den Text zu straffen und in gerade Zeilen zu bringen – eine sehr wichtige Vorbereitung, damit der Text anschließend maschinell gelesen werden kann.

Auch sehr extreme Falten im Papier werden gemeistert.

Zwei oder mehrere, sowie horizontale und vertikale Knicke werden ebenfalls „ausgebügelt“.

Hier sind zwei Pre-Processing-Schritte relevant: Das zerknüllte Papier muss überwunden werden, aber auch die Biegung des gesamten Blattes. Wie du sehen kannst, funktioniert das überraschend gut. Die Schatten des Papiers sehen zwar intensiver aus (da wir den Kontrast erhöhen); damit kann die Texterkennung aber gut umgehen.

Hier haben wir es mit dem absoluten Extremfall zu tun: Dass Kunden so ihre Papiere einschicken, ist hoffentlich die Ausnahme. Dennoch gelingt es noch recht gut, die Zeilen des Texts wiederherzustellen. Die Schrift an sich wird dabei zwar kursiv, aber das ist für die Texterkennung im Anschluss ein Klacks.

Die gebogene Seite resultiert auch hier in einem kursiv geschriebenen, aber sehr gut lesbaren, neuen Bild.

Und hier noch ein zweiter Extremfall: Wir haben es zwar eindeutig übertrieben, denn dieser Versuch, ein Blatt zu fotografieren, ist ein Witz, aber wir waren dennoch sehr positiv überrascht, was unsere KI daraus gezaubert hat.

Dieses Bild wurde mit sehr niedriger Qualität hochgeladen, wodurch die ersten paar Sätze auf dem Papier eigentlich fast unleserlich sind. Auf der verbesserten Version inklusive Begradigung und De-Blurring sieht das schon deutlich besser aus, und das Ergebnis unserer Texterkennung (unter den Bildern zu sehen) hat uns dann doch sehr positiv überrascht.

Probier es selbst

Wenn du selbst viele Dokumente zu bewältigen hast, oder diese spannende Technologie einfach selbst in Aktion sehen willst, dann schreib uns einfach eine kurze Nachricht. Die Texterkennung ist übrigens Teil von link|that Prism.

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Dokumentenerkennung aus Fotoaufnahmen: 9 Herausforderungen

Harald Kerschhofer — Mon, 19 Jul 2021 12:33:35 +0000

Die automatische Dokumentenerkennung ist aus modernen Geschäftsprozessen kaum wegzudenken. Doch was passiert, wenn Dokumente nicht als sauber gescannte PDFs vorliegen, sondern als Fotos – aufgenommen mit dem Smartphone, oft unter ungünstigen Bedingungen? Genau hier beginnen die Dokumentenerkennung-Herausforderungen, die wir in unseren Projekten mit PRISM tagtäglich lösen.

Letztes Update: 02.07.2025

In diesem Beitrag zeigen wir dir die neun Schritte unserer Verarbeitungs-Pipeline mit PRISM, mit der wir auch schwierige Fotoaufnahmen so optimieren, dass wir Dokumente automatisch erkennen – und beleuchten die größten Herausforderungen ausführlich.

9 Schritte für eine erfolgreiche Dokumentenerkennung aus Fotoaufnahmen

Schwarz-Weiß-Wandlung
Helligkeit- und Kontrastkorrektur
Nachschärfen
Korrektur der Ausrichtung
Entfernung von Rauschartefakten
Schärfentiefe-Korrektur
Perspektivenkorrektur
Korrektur von Verzerrungen durch Biegung
Zerknitterungskorrektur

Schwarz-Weiß-Wandlung
Farbtöne werden entfernt, um die Texterkennung zu verbessern – es sei denn, farbliche Markierungen sind im Projekt relevant.
Helligkeit- und Kontrastkorrektur
Damit sich der Text klar vom Hintergrund abhebt, passen wir Helligkeit und Kontrast präzise an.
Nachschärfen
Unscharfe Kanten werden gezielt geschärft, um die Erkennungsqualität zu erhöhen.
Korrektur der Ausrichtung
Schief aufgenommene Dokumente werden neu ausgerichtet, damit Textzeilen zuverlässig erkannt werden.
Entfernung von Rauschartefakten
Störende Artefakte, die durch Kamera- oder Komprimierungsprozesse entstehen, werden mit KI reduziert.

Die größten Dokumentenerkennung-Herausforderungen im Detail

6. Schärfentiefe-Korrektur

Wenn man ein Dokument aus einem bestimmten Winkel fotografiert, so kann es passieren, dass nur ein Teil davon im Fokus der Kamera liegt.

Das Beispiel rechts ist natürlich ein Extremfall (du würdest dich wundern, welche Kundenfotos wir bereits gesehen haben), veranschaulicht das Problem jedoch gut.

Die Schärfentiefe bei dieser Aufnahme ist sehr gering, und deshalb konnte nur der vordere oder hintere Teil scharf aufgenommen werden. Die Wahl fiel auf den vorderen (grün) – der hintere (rot) ist damit unleserlich.

Im gezeigten Beispiel ist es sehr schwierig, hier noch Informationen herauszuholen. Bei weniger übertriebenen Fällen gelingt es unserer KI jedoch sehr gut, nur den betroffenen Teil der Aufnahme korrekt zu bearbeiten. Es muss hier eine fließende Korrektur mit zunehmenden Schärfefiltern erfolgen. Im Endeffekt kann man diesem Aufnahmefehler so gut entgegenwirken.

7. Perspektivenkorrektur

In einer ähnlichen Situation wie zuvor kann es vorkommen, dass der Winkel zwar sehr schlecht gewählt ist, der Inhalt aber zumindest scharf ist (bzw. von Schritt 6 geschärft wurde).

Dennoch steht die Texterkennung bei so einem Foto dann noch vor einer ganz anderen Hürde: Der Text läuft nach rechts hin trapezförmig zusammen; die Schrift ist auf der linken Seite viel größer als am Ende jeder Zeile.

Auch hier haben wir die KI darauf trainiert, entsprechende geometrische Gegenmaßnahmen einzuleiten. So bekommen die strahlenförmig zusammenlaufenden Schriftzeilen ihre Ordnung zurück, und das Dokument kann anhand der erkannten Zeilen-Geometrie insgesamt wieder korrekt umgeformt werden.

8. Korrektur von verzerrten Bereichen

Die Herausforderung von Punkt 7 hat noch eine Steigerung: Auf dem Bild rechts siehst du, dass das Papier ab einer gewissen Stelle von einer Tischkante hängt. Dadurch beginnt dort eine Biegung – und erschwerend kann auch nochmal die Tiefenunschärfe hinzukommen.

Ein gezieltes Training der KI auf solche Spezialfälle lieferte uns überraschend sichere Ergebnisse. Vor allem die Erkennung von Textzeilen spielt hier ihren großen Vorteil aus: Für eine gut trainierte KI ist die Behebung der ungewohnten Verformung ein Klacks. Eine Herausforderung, die mit herkömmlicher, logischer Programmierung noch eine Sisyphos-Arbeit wäre, zeigt ganz deutlich die Vorteile von selbstlernenden KI-Netzen.

9. Korrektur der Verknitterung

Manche Kunden tragen ihre Dokumente scheinbar gerne in der Hosentasche mit sich herum, bevor sie sie zur Weiterverarbeitung einreichen. Fotografierte Dokumente wie links abgebildet kommen tatsächlich vor. Und auch wenn sie zuerst den Anschein erwecken, als wären sie für die Texterkennung ein unüberwindbares Hindernis, können wir dich beruhigen: Es klappt!

Fazit: Dokumentenerkennung aus Fotoaufnahmen meistern

Die Dokumentenerkennung aus Fotoaufnahmen ist ein komplexes Feld mit vielen Stolpersteinen. Doch mit den richtigen KI-gestützten Methoden können wir auch schwierigste Aufnahmen so optimieren, dass wir Dokumente automatisch erkennen – und das zuverlässig und präzise.

Wenn auch du vor ähnlichen Dokumentenerkennung-Herausforderungen stehst, sprich uns an – wir unterstützen dich gerne!

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