E-Mails gehören im B2B-Vertrieb nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationskanälen – gleichzeitig sind sie einer der größten Effizienzbremsen. Die MEDEWO Gruppe stand genau vor dieser Herausforderung: Tausende eingehende Nachrichten pro Monat, manuelle Sortierung, hoher Zeitaufwand. Gemeinsam mit LinkThat wurde dieser Prozess grundlegend neu gedacht.
Mit der KI-Lösung PRISM automatisiert MEDEWO heute den gesamten E-Mail-Eingang und sorgt dafür, dass jede Anfrage ohne Umwege bei der richtigen Stelle landet.
Wenn E-Mail-Volumen zum Engpass wird
Als führender B2B-Versandhändler für Transport-, Lebensmittel- und nachhaltige Verpackungen betreibt die MEDEWO Gruppe mehrere Marken – darunter MEDEWO, RAUSCH und packVerde – in der gesamten DACH-Region. Allein im Vertrieb gehen monatlich rund 10.000 E-Mails ein.
Vor der Einführung von KI bedeutete das: Sichtung, Weiterleitung und Zuordnung per Hand. Ein Prozess, der nicht nur zeitintensiv war, sondern auch anfällig für Verzögerungen und Fehler.
Automatisiertes E-Mail-Routing mit KI
Mit LinkThat PRISM wird jede eingehende Nachricht automatisiert analysiert – vom Absender über den Betreff bis hin zu Inhalten in Anhängen wie PDFs oder Bildern. Auf Basis von Schlüsselbegriffen, Kontext und Struktur erkennt das System, worum es in der E-Mail geht, und ordnet sie automatisch einer passenden Kategorie zu, etwa:
- Reklamation
- Kundenservice
- Bestellung
Im nächsten Schritt erfolgt die direkte Weiterleitung an das zuständige Team oder die richtige Fachperson – ohne manuelle Zwischenschritte.
Dynamisch, flexibel, alltagstauglich
Ein entscheidender Vorteil der Lösung: Sie passt sich laufend an. Änderungen in der Teamstruktur, Urlaube oder Krankenstände werden in Echtzeit berücksichtigt. So bleiben Reaktionszeiten stabil und Servicelevels konstant hoch – auch bei wechselnden Rahmenbedingungen.
Aus Sicht von MEDEWO ein klarer Gewinn: kürzere Bearbeitungszeiten, spürbare Entlastung der Mitarbeitenden und geringere Prozesskosten.
KI, die mitwächst
„Unser Anspruch war es, E-Mail-Verkehr nicht nur zu automatisieren, sondern intelligent zu gestalten“, erklärt Manfred Pigl, KI-Experte bei LinkThat. „PRISM erkennt Inhalte präzise, reagiert flexibel auf Veränderungen und lässt sich schnell auf weitere Länder und Marken ausrollen.“
Genau das zeigte sich im Projektverlauf: Nach dem erfolgreichen Start in der Schweiz wurde die Lösung innerhalb kurzer Zeit auch an mehreren Standorten in Österreich und Deutschland implementiert.
Fazit: Effizienzsteigerung mit messbarem Effekt
Das Beispiel MEDEWO zeigt, wie sich KI-basierte Automatisierung pragmatisch in bestehende Prozesse integrieren lässt – mit klaren Vorteilen im Tagesgeschäft. Statt E-Mails manuell zu verwalten, übernimmt heute die KI die Sortierung. Die Teams können sich auf das konzentrieren, was zählt: Kundenbeziehungen und Wertschöpfung.