Chaos im Posteingang? Kundenbeschwerden, Bestellungen, Support-Anfragen: in einem Unternehmen gehen täglich Hunderte E-Mails ein. Ohne ein intelligentes System kann man dabei aber schnell die Übersicht verlieren. Anfragen landen in der falschen Abteilung, werden doppelt bearbeitet oder bleiben zu lange unbeantwortet. Das kostet Zeit und Nerven – sowohl dem Kunden als auch dem Mitarbeiter.
Mit einer KI-gestützten E-Mail-Automatisierung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Damit werden Nachrichten sowie Attachments automatisch analysiert, kategorisiert und an die richtige Stelle weitergeleitet.
Von Chaos zu Klarheit: E-Mail-Routing mit KI
Herkömmliche Weiterleitungssysteme basieren oft auf sehr einfachen und starren Regeln. Doch was passiert, wenn eine Anfrage nicht eindeutig zuordenbar ist oder verschiedene Anliegen enthält? Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel:
Automatische Klassifikation: KI erkennt anhand von Schlüsselwörtern, Mustern sowie Regeln, um welche Art von E-Mail es sich handelt (z. B. Support-Anfrage, Bestellung, Reklamation) und ordnet sie automatisch richtig zu.
Priorisierung: Wichtige E-Mails werden bevorzugt behandelt, während weniger dringende Anfragen entsprechend gereiht werden. Je nach Inhalt wird eine E-Mail automatisch als dringlich markiert.
Optimierte Weiterleitung: Antworten können automatisch an den ursprünglichen Bearbeiter weitergeleitet werden, selbst wenn die E-Mail mehrfach innerhalb des Unternehmens umläuft.
Smarte Attachment-Analyse:
Warum der Inhalt oft wichtiger ist als der Betreff
Nicht jede E-Mail verrät sofort im Betreff, worum es geht – oft stecken die wichtigsten Informationen in den Anhängen. Mithilfe einer KI-Attachment-Analyse werden diese vorab durchsucht und entsprechend zugeordnet. Das beinhaltet:
Dokumententypen automatisch erkennen (z. B. Rechnungen, Verträge, Formulare) und an die richtige Abteilung weiterleiten.
Daten aus Anhängen extrahieren – beispielsweise Kundennummern oder Rechnungsbeträge direkt auslesen und verarbeiten.
Bilder auswerten, um Inhalte wie Logos, Unterschriften oder Schadensfälle in Versicherungen zu erfassen.
PRISM: Mehr als E-Mail-Automatisierung
LinkThat PRISM ist unser intelligentes E-Mail-Routing. Neben den oben genannten Features zur Klassifikation, Weiterleitung und Attachment-Analyse bietet PRISM noch viele weitere intelligente Features:
E-Mail-Kopien: Automatische Kopien an relevante Abteilungen, wenn mehrere Teams informiert werden müssen.
Doubletten-Erkennung: Wiederholte Anfragen desselben Absenders werden erkannt und entsprechend behandelt.
Automatische Antworten: PRISM kann Absender direkt über den Bearbeitungsstatus informieren, um unnötige Nachfragen zu reduzieren.
Service-Level-Überwachung: Messung von Bearbeitungszeiten für eine bessere Effizienz und Qualität.
Autarke Verarbeitung: Automatische Bearbeitung von Standardanfragen, um damit Mitarbeiter zu entlasten.
Compliance: PRISM erfüllt alle gängigen Compliance-Vorgaben wie die DSGVO sowie den EU AI ACT.
Highlight: Automatische Beschlagwortung
Für besonders effiziente Geschäftsprozesse hat LinkThat die automatische Beschlagwortung in den Fokus gerückt. Historische Inhalte werden ganz automatisch beurteilt und eingestuft, ohne manuellen Aufwand. Für E-Mails, Post, Chats und sogar Anrufe.
Dadurch ist die schnelle und einfache Suche nach bestimmen Themen möglich. Du profitierst von präzisen themenbezogenen Auswertung und von einer sinnvollen Archivierung über alle Kanäle.
Ist dein E-Mail-Routing zukunftssicher?
Wie effizient läuft dein aktuelles E-Mail-Routing? Beantworte die folgenden Fragen:
- Wie viele E-Mails müssen derzeit manuell weitergeleitet werden?
- Gibt es Verzögerungen oder doppelte Bearbeitungen von Anfragen?
- Hast du eine klare Priorisierung nach Dringlichkeit?
- Wie oft landen E-Mails in der falschen Abteilung oder bleiben unbearbeitet?
- Nutzt du bereits Automatisierung oder KI zur Unterstützung?
Falls du bei einer dieser Fragen ins Nachdenken gekommen bist, könnte PRISM die perfekte Lösung für dein Unternehmen sein. Kontaktiere uns und erfahre wie PRISM dich und deine Teams optimal unterstützt.